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Agent d’accueil

Les missions d’un agent d’accueil en île de france et normandie

Pourquoi embaucher un agent d'accueil ?

Le service d’accueil est incontournable pour les entreprises. Il accueille en effet les visiteurs d’une manière conviviale. Il est aussi pratique, car l’agent d’accueil filtre les visiteurs avant de les laisser entrer dans les locaux de la compagnie. Il a aussi pour mission de les informer et de les orienter. En général, un agent d’accueil se charge de les recevoir, il demande le but de leur visite, il vérifie qu’ils ont ou non un rendez-vous et il les annonce à la personne qu’ils cherchent. Le service de l’accueil peut être élargi à la gestion des courriers et du standard.
Par ailleurs, les soirées de gala, les congrès ou les séminaires sont aussi de grands événements auxquels sont conviés des centaines d’invités. Le jour J, ceux-ci sont accueillis par une hôtesse d’accueil. Elle les attend à l’entrée et elle aura pour fonction de vérifier leur invitation et de les aiguiller pour qu’ils trouvent leur place facilement. Elle peut aussi distribuer les badges et elle les scanne pour autoriser l’accès aux locaux.
Pour l’organisateur, le recours au service d’hôtesses d’accueil est primordial pour que les invités et les participants se sentent bien dès leur arrivée. Les hôtesses répondent également à leurs questions et leur donnent les informations sur l’événement, sur l’entreprise et sur ses produits. Il peut aussi leur être demandé de présenter des produits et de les mettre en situation devant les clients.
Une hôtesse d’accueil est de même présente dans les mairies et dans les ministères pour guider les usagers. Elle les épaule dans leurs démarches, elle les aide à effectuer leurs demandes et à soumettre leurs formulaires.

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Quelles sont les qualités d'un agent d'accueil ?

Le métier d’agent d’accueil ne s’improvise pas. L’hôtesse d’accueil est en effet une personne compétente qui a suivi une formation afin de répondre au profil recherché par les entreprises. Elle doit ainsi être dynamique, réactive et avoir un bon relationnel. Elle maîtrise également une ou deux langues vivantes, car elle aura à discuter avec des invités de plusieurs nationalités.
Un agent d’accueil doit aussi avoir de l’enthousiasme pour son travail et posséder du charisme pour que les visiteurs soient à l’aise. Il est ainsi essentiel qu’il ait un bon sens de la communication. Il s’exprime bien pour qu’il se fasse comprendre aisément par ses interlocuteurs. Il est en outre à l’aise en public grâce à son relationnel développé.
Enfin, une autre qualité incontournable d’un bon agent d’accueil est la politesse à toute épreuve.

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Où trouver des agents d'accueil expérimentés ?

Souvent, les prestations des hôtesses d’accueil ne sont demandées que le temps d’un match de football ou d’un sommet par exemple. Les organisateurs d’un événement ponctuel préfèrent ainsi faire confiance à une agence spécialisée comme WAAKZAM plutôt que d’engager des saisonniers. Ils allègent ainsi leurs tâches dans la gestion de leur personnel. Il leur suffit de décrire leurs besoins et l’agence met des hôtesses à leur disposition le jour J. Cette solution est également pratique, car l’effectif demandé est toujours complet, il n’y a aucun risque qu’un agent manque à son poste au cours de l’événement. C’est l’agence qui s’engage à ce que les services demandés soient toujours accomplis dans les règles.

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